06 augusti 2020

Nio strategiska tips för att identifiera er optimala kontorsform

Affärsidén är på plats, målen är satta och teamet är redo. Nu är det bara en sak som fattas – kontoret. Idag finns en mängd olika kontorsformer, men inget givet svar på vilken som är den bästa.

Många experter menar att vi, både personligen och arbetsmässigt, gynnas av gemenskapen och det sociala en levande arbetsplats med kollegor innebär, och när allt kommer omkring är det just det som är avgörande när det kommer till valet av kontorsform: vad kommer få er organisation att nå nästa nivå? I denna guide går vi därför igenom de tre vanligaste kontorslandskapen: cellkontor, öppet kontorslandskap och aktivitetsbaserade kontor.

Cellkontor
Många med koncentrationskrävande arbeten värdesätter att kunna stänga dörren om sig. Den egna ytan gör det möjligt att ha sin egen struktur på arbetsverktyg samt inreda på ett sätt som stimulerar den egna kreativiteten. Utmaningen med egna kontorsrum är att steget ut till kollegorna och den sociala samvaron blir längre.

Tre tips för att lyckas:

Skapa lockande mötesytor. Placera exempelvis kaffemaskinen på en plats med mycket sittytor för att skapa naturliga och avslappnande möten.
Inred egennyttigt. Vissa inspireras av att kunna titta ut över en pulserande stad från skrivbordet medan andra distraheras av det. Utgå från vad just du behöver!
Ett cellkontor behöver inte alls vara tråkigt och traditionellt. Skapa dynamik i rummet med smart förvaring, fönster, växter och glasväggar.

Öppet kontorslandskap

Många av de största techföretagens favoritkontorsform. Jämfört med cellkontor innebär ett öppet kontorslandskap mindre yta per anställd och ökad flexibilitet. Här tas väggarna bort vilket ökar tillgängligheten och gemenskapen i teamet. Det blir enklare att bolla idéer med skrivbordsgrannen och istället för att skicka ett mail tas kontakten personligen, vilket också är tidseffektivt. För yrken med kreativitet i centrum är detta perfekt, men tänk på att mycket prat och ljudstörningar kan upplevas störande för de med som i större utsträckning behöver koncentrerat fokus.

Tre tips för att lyckas:

Bestäm riktlinjer som säkerställer arbetsro för alla. Får man äta vid skrivbordet? Ska telefonsamtal tas i särskilda rum? Hur kommunicerar vi med hänsyn till allas olika preferenser?
Att enkelt kommunicera med sina medarbetare är en av de största fördelarna med det öppna kontorslandskapet - men se till att anpassa lokalen för att hålla nere ljudnivån. Vi ger gärna förslag på hur du kan inreda med ljuddämpande material.
Se till att det finns lättillgängliga telefon- och mötesrum dit medarbetarna lätt kan stänga dörren om sig vid längre telefonsamtal och möten

Aktivitetsbaserat kontorslandskap

Beskrivs av många som det bästa av två världar. I det aktivitetsbaserade kontorslandskapet väljer medarbetarna själva vart de vill sitta baserat på arbetsuppgifternas karaktär. Kontoret är oftast uppdelat i zoner: aktiva, mellan och tysta zoner. Hjärtat i konceptet är gemenskap, där det läggs stor vikt vid rum för samvaro, som loungeytor och liknande. Eftersom medarbetarna inte har några givna skrivbordsplatser är det viktigt med smarta kompletterande lösningar. Ett tips är att i största möjliga mån hålla det pappersfritt.

Tre tips för att lyckas:

Börja i tid och involvera dina medarbetare från start. Berätta hur och på vilket sätt ni tror att det aktivitetsbaserade arbetssättet kommer ta er närmare era mål.
Uppfinn inte hjulet på nytt! Fråga andra hur de gör, gör ett studiebesök eller ställ frågan till ditt nätverk på LinkedIn. Ta reda på do’s and don’ts helt enkelt.
Planera för god förvaring. För att kunna ha en clean desk måste dina medarbetare ha goda möjligheter till förvaring för sådant som inte kan bäras med i väskan dagligen.

Vi hjälper dig gärna att identifiera vilken kontorsform som passar er bäst. Tillsammans kan vi skapa en arbetsmiljö som optimeras efter era förutsättningar och önskemål. Kontakta oss via vår kundservice eller maila förnamn.efternamn@dios.se.

Lycka till!